Meetings gehören für viele Menschen zum Arbeitsalltag. Laut einer Microsoft-Studie verbringen Beschäftigte durchschnittlich 19 Stunden pro Monat in Besprechungen. Bei Führungskräften und Menschen, die an mehreren Projekten beteiligt sind, dürfte es oft noch deutlich mehr sein.
Doch nicht jedes Meeting bringt ein Projekt voran. Manchmal verlassen die Teilnehmenden den Raum und denken: „Dafür hätte auch eine E-Mail gereicht.“
Dabei sind Meetings nicht grundsätzlich das Problem. Entscheidend ist, wie sie vorbereitet, moderiert und durchgeführt werden.
Warum empfinden wir so viele Meetings als Zeitverschwendung?
Viele Besprechungen folgen immer demselben Muster: Alle sitzen zusammen, jemand eröffnet das Gespräch und anschließend wird diskutiert. Einige wenige Personen reden viel, andere sagen kaum etwas. Am Ende ist nicht immer klar, was entschieden wurde oder wer welche Aufgabe übernimmt.
Das Problem liegt häufig darin, dass für sehr unterschiedliche Anliegen immer dasselbe Format genutzt wird.
Ein Informationsaustausch braucht jedoch eine andere Form als eine kreative Ideensammlung. Eine Entscheidung erfordert einen anderen Ablauf als die Lösung eines Konflikts. Und ein kurzes Abstimmungsgespräch muss nicht genauso organisiert sein wie ein strategischer Workshop.
Ein Meeting wird deshalb nicht allein dadurch produktiv, dass die richtigen Menschen anwesend sind. Es braucht ein klares Ziel, eine passende Struktur und eine gute Moderation.
Die wichtigste Fragen: Was soll erreicht werden?
Bevor Du zu einem Meeting einlädst, solltest Du das gewünschte Ergebnis formulieren.
Mögliche Ziele können sein:
- Informationen weitergeben
- Ideen entwickeln
- eine Entscheidung treffen
- ein Problem lösen
- Aufgaben verteilen
- einen Konflikt klären
- den Stand eines Projekts überprüfen
Die Formulierung „Wir möchten über das Projekt sprechen“ ist noch kein konkretes Ziel. Besser wäre:
„Am Ende des Meetings haben wir entschieden, welche drei Maßnahmen wir im kommenden Monat umsetzen.“
Ein klares Ziel hilft Dir, die richtigen Personen einzuladen, geeignete Methoden auszuwählen und das Meeting rechtzeitig zu beenden.
Vier Fragen für eine wirksame Vorbereitung
Mit vier einfachen Fragen kannst Du jedes Meeting besser planen.
1. Was soll am Ende erreicht sein?
Definiere ein konkretes Ergebnis. Sollen die Teilnehmenden informiert werden, Ideen sammeln oder eine verbindliche Entscheidung treffen?
Je klarer das Ziel ist, desto geringer ist die Gefahr, dass sich das Gespräch in Nebenthemen verliert.
2. Wen oder was braucht es dafür?
Nicht jede Person muss an jedem Meeting teilnehmen. Lade nur diejenigen ein, die Informationen beitragen, eine Entscheidung treffen oder später Verantwortung übernehmen müssen.
Überlege außerdem, welche Hilfsmittel benötigt werden. Braucht Ihr eine Präsentation, ein digitales Whiteboard, Abstimmungskarten oder bestimmte Unterlagen?
Wenn wichtige Informationen schon vor dem Termin verschickt werden können, bleibt im Meeting mehr Zeit für Austausch und Entscheidungen.
3. Wer moderiert das Meeting?
Eine gute Moderation sorgt dafür, dass das Ziel im Blick bleibt, alle relevanten Stimmen gehört werden und Diskussionen nicht ausufern.
Die moderierende Person muss nicht automatisch die ranghöchste Person im Raum sein. Manchmal ist es sogar sinnvoll, Leitung und Moderation voneinander zu trennen. So kann sich die Führungskraft auf die Inhalte konzentrieren, während eine andere Person den Ablauf steuert.
4. Welche Methode passt zum Ziel?
Nicht jedes Meeting muss aus einer offenen Gesprächsrunde bestehen. Unterschiedliche Ziele verlangen unterschiedliche Methoden.
Für eine Ideensammlung können die Teilnehmenden beispielsweise zunächst allein Vorschläge notieren. Anschließend werden die Ideen gesammelt und bewertet. Dadurch kommen auch ruhigere Menschen zu Wort.
Bei einer Entscheidung können Kriterien festgelegt und die Möglichkeiten systematisch verglichen werden. Für kurze Statusmeldungen kann eine feste Redezeit pro Person vereinbart werden.
Die Methode sollte immer dem Ziel dienen und nicht nur eingesetzt werden, weil sie interessant klingt.
So beteiligst Du mehr Menschen
In vielen Meetings sprechen zwei Personen, während sechs andere zuhören. Dadurch geht wertvolles Wissen verloren.
Du kannst die Beteiligung erhöhen, indem Du gezielt unterschiedliche Formen des Austauschs nutzt:
- Lass alle zunächst für sich nachdenken.
- Bitte jede Person um eine kurze Einschätzung.
- Arbeite zeitweise in Zweiergruppen.
- Sammle Ideen schriftlich, bevor sie diskutiert werden.
- Begrenze die Redezeit einzelner Personen.
- Frage ruhigere Teilnehmende ausdrücklich nach ihrer Perspektive.
Es geht nicht darum, dass alle gleich viel reden müssen. Entscheidend ist, dass alle relevanten Sichtweisen berücksichtigt werden.
Was tun, wenn das Meeting aus dem Ruder läuft?
Auch ein gut vorbereitetes Meeting kann eine ungünstige Richtung nehmen. Das Gespräch dreht sich im Kreis, einzelne Personen dominieren die Diskussion oder das eigentliche Ziel gerät aus dem Blick.
Dann hilft es, die Situation offen anzusprechen:
„Ich habe den Eindruck, dass wir uns gerade vom eigentlichen Ziel entfernen. Wie können wir die verbleibende Zeit sinnvoll nutzen?“
Du kannst anschließend das Ziel noch einmal nennen, offene Themen sammeln und gemeinsam entscheiden, was jetzt bearbeitet wird.
Wenn wichtige Informationen fehlen oder keine Entscheidung möglich ist, darf ein Meeting auch vorzeitig beendet werden. Ein früher Abbruch ist oft sinnvoller, als weitere Arbeitszeit zu verschwenden.
Braucht es überhaupt ein Meeting?
Vor jeder Einladung lohnt sich die Frage: Müssen wir dafür wirklich zusammenkommen?
Eine E-Mail eignet sich gut, wenn Informationen lediglich weitergegeben werden sollen. Ein Dokument mit Kommentarfunktion kann ausreichen, wenn mehrere Personen Rückmeldungen geben sollen. Ein kurzes Gespräch zu zweit ist oft besser, wenn nur zwei Menschen eine Entscheidung vorbereiten müssen.
Mögliche Alternativen zu einem klassischen Meeting sind:
- eine strukturierte E-Mail
- ein gemeinsames Dokument
- eine kurze Umfrage
- ein Telefonat
- ein Gespräch zu zweit
- ein gemeinsamer Spaziergang
- eine kurze Videobotschaft
- eine Entscheidung durch die verantwortliche Person
Ein Meeting ist vor allem dann sinnvoll, wenn echter Austausch, gemeinsames Denken oder eine Abstimmung in der Gruppe erforderlich ist.
Hole Dir Feedback zu Deinen Meetings
Wenn Du Deine Meetings verbessern möchtest, frage die Teilnehmenden regelmäßig nach ihrer Einschätzung.
Am Ende reichen zwei kurze Fragen:
- Haben wir unser Ziel erreicht?
- War die investierte Zeit gut genutzt?
Du kannst die Rückmeldung offen oder anonym einholen. Wichtig ist, dass aus dem Feedback konkrete Veränderungen entstehen.
Vielleicht zeigt sich, dass weniger Personen teilnehmen sollten. Vielleicht braucht es eine bessere Vorbereitung, kürzere Termine oder eine klarere Moderation. Oft reichen schon kleine Anpassungen, um aus einer anstrengenden Besprechung ein produktives Arbeitsformat zu machen.
Gute Meetings sind eine Führungsaufgabe
Produktive Meetings entstehen nicht zufällig. Sie werden bewusst gestaltet.
Wer ein Meeting einberuft, übernimmt Verantwortung für die Zeit aller Beteiligten. Dazu gehört, das Ziel zu klären, die richtigen Menschen einzuladen, eine geeignete Methode auszuwählen und am Ende verbindliche Ergebnisse festzuhalten.
Ein gutes Meeting bringt Klarheit, verbindet unterschiedliche Perspektiven und führt zu konkreten nächsten Schritten. Dann verlassen die Teilnehmenden den Raum nicht mit dem Gedanken „Das hätte eine E-Mail sein können“, sondern mit dem Gefühl: „Diese gemeinsame Zeit hat uns wirklich weitergebracht.“
Download den Leitfaden für produktive Meetings inklusive einer übersichtlichen Checkliste: https://sofort.download/Produktive-Meetings-Leitfaden
